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Le registre unique du personnel

Avec le registre du CHSCT – Conseil d’hygiène, santé et condition de travail – et le registre des délégués du personnel, le registre unique du personnel compte parmi les obligations administratives du chef d’entreprise. Mentions obligatoires, mise à disposition, personnes à identifier… il est une formalité très encadrée.

En quoi consiste le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un fichier qui identifie tous les salariés de l’établissement, quels que soient leur nombre, le statut ou la période d’embauche. Il existe un registre par établissement, et ce même si l’entreprise a plusieurs établissements.

Sa tenue est une obligation pour tous les employeurs, à part pour les particuliers et les associations rémunérant en chèque emploi associatif.  

Il assure la transparence sur tous les salariés que l’entreprise emploie. Son absence, sa non mise à jour ou le manquement dans sa mise à disposition peuvent être pénalement sanctionnés : comptez jusqu’à :

  • 750 € d’amende par salarié concerné pour les personnes physiques
  • 3 750 € d’amende par salarié concerné pour les personnes morales

Il est notamment consulté par l’inspection du travail, de manière systématique dans le contexte d’une poursuite judiciaire consécutive à un accident du travail ou une maladie professionnelle.

Qui doit figurer dans le registre unique du personnel ?

Toute personne qui travaille dans l’établissement doit être inscrite, dès son entrée dans l’entreprise, dans le registre du personnel, dont :

  • Les intérimaires
  • Les personnes travaillant à domicile
  • Les personnes en service civique
  • Les stagiaires, dans une partie spécifique, même s’ils ne sont pas rémunérés

Chaque personne est alors inscrite dans l’ordre chronologique de son arrivée, et toutes les informations restent conservées pendant les 5 ans qui suivent le départ du salarié.

Les obligations du registre unique du personnel

Si le registre ne requiert aucune forme particulière – numérique, papier… -, sa tenue reste encadrée par quelques obligations.

Certains logiciels de paie peuvent proposer un registre unique du personnel, mais celui-ci ne peut être réglementaire que s’il contient toutes les mentions obligatoires du registre unique du personnel.

A savoir : le journal comptable des entrées et des sorties du personnel n’est pas un registre unique du personnel.

Les informations obligatoires

Pour chacun des salariés doivent figurer :

  • Le nom et le prénom
  • La nationalité
  • La date de naissance
  • Le sexe
  • L’emploi
  • La qualification
  • Les dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • S’il y a lieu, la date d’autorisation d’embauche ou de licenciement ou à défaut la date de la demande

Pour les cas suivants, les informations spécifiques :

  • Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée doivent figurer le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
  • Pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée doit figurer la mention « contrat à durée déterminée »
  • Pour les salariés à temps partiel doit figurer la mention « salarié à temps partiel »
  • Pour les salariés temporaires doivent figurer la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs doivent figurer la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier
  • Pour les travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation doit figurer la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
  • Pour les stagiaires, le nom et prénom du tuteur, le lieu de la présence et les dates de début et fin de stage.

Dans le cas d’une même personne qui serait embauchée plusieurs fois – CDD, vacation… – chaque nouvelle embauche doit faire l’objet d’une nouvelle inscription, avec les dates d’entrée et de sortie correspondantes.

La mise à disposition du registre unique du personnel

De la même façon qu’il faut un registre tenu par établissement, celui-ci doit être consultable immédiatement et sur place. Il doit notamment pouvoir être consulté sans passer par le siège.

Le registre unique du personnel doit pouvoir être facilement consulté et à tous moments par :

  • Les délégués du personnel
  • Les délégués du CSE – comité social et économique
  • Les agents de l’inspection du travail
  • Les agents de la Sécurité sociale