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Tout savoir sur le contrat de domiciliation

Comme le nom ou l’immatriculation, la domiciliation est un élément incontournable de l’identité administrative d’une entreprise : pour exister, tout entreprise à besoin d’une adresse administrative. À quoi sert cette adresse ? Comment bien choisir sa domiciliation ? Quelles formalités ? Retrouvez tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation d’entreprise et le contrat de domiciliation.

La domiciliation d’entreprise : de quoi s’agit-il ?

La domiciliation d’entreprise correspond à l’adresse de son siège social, soit de là où elle s’est établie. À la création de l’entreprise, elle est obligatoire pour recevoir une immatriculation au RCS – Registre des commerces et des sociétés – ou au RM – Répertoire des métiers –, et peut changer tout au long de la vie de l’entreprise. À chaque entreprise doit correspondre une adresse, et ce quelle que soit sa forme juridique – microentreprise, SASU, EURL…. –. Il faut noter que même les microentreprises, dispensées d’immatriculation, doivent être domiciliées.

À quoi sert la domiciliation d’entreprise ?

L’adresse de votre siège social doit obligatoirement figurer sur vos devis, factures, contrats, et tout autre document de l’entreprise : comme le nom, elle sert avant tout à identifier l’entreprise. C’est en fonction de cette adresse que sont déterminés :

  • La nationalité de l’entreprise
  • Les tribunaux et les services compétents : tribunal de commerce, caisse de Sécurité sociale… Les services juridiques et sociaux sont gérés par départements, et votre entreprise dépend du département dans lequel son siège social est installé.
  • La fiscalité applicable : La Cotisation foncière des entreprises – CFE – est calculée en fonction de taux établis par la collectivité locale comme la communauté de communes ou la municipalité.

De plus, l’adresse de votre siège social est incontournable pour la correspondance avec les services administratifs comme avec les clients et fournisseurs. Si les courriers ont très largement tendance à se numériser, certains documents officiels sont encore envoyés par voie postale, et les clients et fournisseurs doivent pouvoir garder un point de contact physique avec l’entreprise.

Où domicilier son entreprise ?

À domicile, dans des bureaux, auprès d’une société de domiciliation… le choix est large. La seule condition est de pouvoir justifier du droit d’utiliser l’adresse pour y domicilier son entreprise. Vous avez la possibilité de choisir entre :

  • Votre domicile personnel : que vous soyez propriétaire ou locataire, vous pouvez déclarer votre lieu de domicile comme siège social à condition que le bail de location ou le règlement de copropriété ne précise aucune opposition à l’exercice de vote activité. Vous devrez également avertir votre bailleur ou le syndic de copropriété. De plus, ce droit peut varier en fonction de l’activité exercée, de la taille de la ville et des règles locales d’urbanisme. Dans certains cas, vous pourrez domicilier votre entreprise à votre domicile personnel sans pour autant pouvoir y exercer votre activité – recevoir des livraisons, des clients…– : n’hésitez pas à vous renseigner.
  • Un local dédié : commercial ou professionnel, en location ou en propriété… de la même manière que pour le domicile, il vous faudra vérifier qu’aucune clause d’urbanisme, du bail ou de copropriété ne s’oppose à l’exercice de votre propriété. En local commercial, l’activité devra être entièrement commerciale, telle que déclarée.
  • En pépinière d’entreprise ou espace de coworking : en plus de la domiciliation, vous pourrez bénéficier d’espaces partagés, bureaux fermés, services de secrétariat, accompagnement…
  • Auprès d’une société de domiciliation : certaines sociétés parfois appelées « centre d’affaires » mettent à disposition des boites postales, indépendantes de la location de bureaux ou de locaux. La location de l’adresse de domiciliation prend forme dans un contrat de domiciliation.
  • Dans les locaux d’une autre entreprise : il est possible de domicilier son entreprise dans les locaux d’une autre société, soit en y sous louant un local, soit simplement pour une boite postale. Cela revient à la domiciliation en société dédiée, et nécessite un contrat de domiciliation.

Formalités : comment domicilier son entreprise ?

Hormis les formalités de création ou de modification, la domiciliation requiert quelques démarches incontournables.

Le contrat de domiciliation

Dans le cas où vous demandez à une société de mettre à disposition une adresse pour votre siège social, il vous faut établir un contrat de domiciliation. Celui-ci précise les engagements des deux parties.

Le domiciliataire doit :

  • Être propriétaire des locaux ou justifier du droit à domicilier
  • Doit être immatriculé au RM ou au RCS
  • Communiquer au centre de formalité des entreprise compétent toutes les informations concernant le domicilié.

Le domicilié doit :

  • S’engager à respecter l’exercice exclusif de l’activité déclarée
  • Prévenir le domiciliataire de toute modification de l’activité

Les notifications aux bailleurs et syndic

Propriétaire ou locataire du local de votre domiciliation, vous devez notifier soit au syndic de copropriété soit à votre bailleur l’exercice de l’activité ou la simple domiciliation de votre entreprise. Privilégiez l’écrit, soit en lettre recommandée avec accusée de réception, soit par e-mail.

Vous pouvez également le faire figurer dans le bail de location.

Les formalités à la création

La domiciliation de l’entreprise est comprise dans les formalités de création, à réaliser auprès du Centre de formalité compétent. Il vous faudra fournir les pièces justificatives : contrat de domiciliation, bail professionnel ou commercial…

Modifier sa domiciliation

En cas de changement d’adresse, votre société devra réaliser un transfert de siège social : changement des statuts, dépôt auprès du greffe compétent, publication dans un journal d’annonces légales…

Pour les micro-entreprises, il suffit de remplir en ligne le formulaire de modification d’activité.

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