L'activité du secrétariat et travail à façon Dernière mise à jour le 24/11/2015

L’installation

La création est le mode d’installation est le plus répandu. Le nombre de créations est important pour les activités de secrétariat et de permanence téléphonique du fait de la faiblesse des investissements et de la tendance à l’externalisation des entreprises.

 

Les investissements

Le montant des investissements est très variable selon l’activité : de 15 K€ pour du secrétariat à domicile à 300 K€ pour des activités de reprographie.

 

La gestion

Le suivi au quotidien

Le professionnel gère son fichier clients pour diversifier sa clientèle et maintenir un quota minimum (idéalement 50 clients). Il développe les abonnements annuels (agenda, domiciliation téléphonique) qui lui assurent des revenus stables et suit l’évolution de son chiffre d’affaires client par client. Enfin, il analyse la répartition de son activité (frappe, photocopies, micro-édition…) de façon à maîtriser la rentabilité de ses investissements.

 

Les recettes de l’activité

La composition du chiffre d’affaires et les modes de facturation sont très diversifiés. Ils dépendent, d’une part du type de clientèle (entreprises, professions libérales, associations, particuliers), d’autre part du type de travaux effectués. Ainsi, le professionnel forfaitisera le plus souvent une prestation complète de secrétariat pour le compte d’une entreprise ou d’une profession libérale. La facturation se fera à l’unité pour des travaux spécifiques, soit au temps passé (facturation à l’heure), soit en fonction de la difficulté du travail (mise en page, présentation assistée par ordinateur…), ou en fonction du matériel nécessaire (photocopies couleurs, scannérisation…).

 

Les charges à surveiller

Les principales charges sont constituées par les remboursements ou les loyers sur le matériel, les achats de consommables (papier, encre, fournitures), les coûts de publicité et de communication. Pour les entreprises de plus de 5 salariés, le coût du personnel représente plus de 20% du chiffre d’affaires, charges sociales comprises. A noter que le professionnel fait lui-même appel à la sous-traitance pour des travaux spécifiques ou en période de surcroît d’activité.

 

La maîtrise du résultat

Le résultat dépend essentiellement du volume d’activité et de la nature des prestations. Les abonnements doivent représenter idéalement 15 à 20% du chiffre d’affaires. La frappe spécialisée (juridique, export, édition), la formation, le conseil en bureautique sont plus rentables que les travaux de reproduction (photocopies, micro-édition) qui nécessitent des volumes importants pour rentabiliser le coût élevé du matériel.

 

La gestion financière et les besoins en trésorerie

Le niveau de fonds propres doit être suffisant, notamment pour démarrer l’activité (durant les premiers mois, l’entreprise doit investir en publicité et communication).

 

    Secrétariat et travail à façon
Evolution du nombre de création

 

2014

2013

2012

2011

2010

2009

 

3 404 (1)

2 756

2 214

2 045

Nc

Nc

Les ratios de gestion clefs

Chiffre d'affaires moyen

Marge brute

Excédent brut d'exploitation

Rotation des stocks

Crédit clients

Crédits fournisseurs

Besoin en fonds de roulement

Nc

Nc

Nc

Nc

Nc

Nc

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(1) Source : Insee, Démographie des entreprises et des établissements - champ marchand non agricole, Créations d’entreprises.

 

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