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Comment assurer au quotidien une bonne comptabilité ? Comment émettre une facture et éviter les impayés ? Tour d’horizon des règles à suivre pour une comptabilité saine et une bonne gestion de votre trésorerie.
Emettre une facture
Si votre clientèle est constituée de professionnels, vous devez émettre des factures qui doivent faire apparaitre les informations suivantes :
- le nom des parties et leur adresse,
- la date de la vente,
- la quantité, la dénomination précise,
- le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des services,
- la date d’échéance du paiement.
Pour le statut spécifique de l’auto-entrepreneur, placé sous le régime de la franchise de TVA il faut faire apparaître la mention TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Chaque facture doit être accompagnée d’un bon de commande chiffré comportant les conditions générales de vente.
Chaque livraison doit avoir un bon de livraison signé. Ces précautions serviront de preuves en cas d’impayé et de litige.
La règle de délais de paiement peut être de 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture. Les deux pratiques sont admises.
Suivre les factures
Vous devez tenir dans un tableau l’ensemble des factures émises avec les coordonnées de chaque client et la date de paiement avec, en prévision, un calendrier de relance. C’est une des clés de la réussite de votre activité !
En cas de retard, réagissez vite.
Sur la base de votre calendrier de relance, téléphonez et échangez avec vos clients.
Gardez à l’esprit que votre objectif est de vous faire payer, même si votre interlocuteur vous propose de payer en plusieurs fois.
En cas de non réponse, n’hésitez pas à envoyer un courrier recommandé. Il doit y avoir des preuves de vos relances avant la rédaction de la mise en demeure.
Vous devez conserver les factures émises et réglées en vue d’établir un bilan comptable annuel fait par un expert comptable.
Vous devrez vous procurer un certain nombre de livres comptables selon votre type d’entreprise. Pour y voir plus clair….
| LIVRES COMPTABLES | OBLIGATOIRE SI VOUS ÊTES |
| Journal des recettes | Une entreprise soumise au régime de la micro-entreprise |
| Registre des achats | Une entreprise soumise au régime de la micro-entreprise (micro-BIC) |
| Livre journal | Une entreprise soumise à un régime réel d’imposition |
| Grand livre | Une entreprise commerciale ou artisanale soumise à un régime réel d’imposition |
| Livre d’inventaire | Une entreprise commerciale soumise à un régime réel d’imposition |
| Registre des immobilisations et des amortissements | Profession libérale soumise à la déclaration contrôlée |
Mettre en place des outils de gestion va vous permettre :
- de comparer réalisations versus prévisions et d’analyser les écarts
- de répondre, en temps et en heure, aux échéances administratives, financières, sociales, fiscales, contractuelles, etc.,
- de suivre votre activité et d’effectuer votre comptabilité,
- de définir une stratégie d’entreprise au regard des résultats. Pour effectuer l’ensemble de ces suivis, le recours à un expert-comptable est vivement conseillé.
Gérer ma trésorerie
La trésorerie est l’argent dont vous disposez pour gérer vos dépenses courantes, matérielles, fournisseurs, charges diverses…
Pour éviter les tensions de trésorerie, notre conseil est d’établir un plan de trésorerie, récapitulant, jour par jour, tous les encaissements et décaissements à venir, en prenant en compte les décalages !
C’est ce que l’on appelle le Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
Certaines dépenses incontournables pour votre activité vont devoir être financées. Vous allez devoir les gérer avec différents types de financement. Plus d’info, rendez-vous dans notre rubrique mon projet de création, panorama des moyens financiers.
Philippe - Chef d’entreprise
J’ai convenu avec mon banquier d’une autorisation de découvert pour me permettre de financer l’achat de mes matières premières en vue de leur transformation et revente.
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